发生费用，一般要求先填制费用报销单，经审核人签字确认。财务部收到费用报销单，填制现金付款凭证。属于报销单。招待费属于费用。在报销时应该填写支出证明单，后贴上相对应的发票。招待费仅限于与企业生产经营活动有关的招待支出，与企业生产经营活动无关的职工福利、职工奖励、为企业销售产品而产生的佣金、以及支付给个人的劳务支出都不得列支招待费。

报销招待费的会计分录：

借：管理费用--业务招待费

贷：银行存款或库存现金

业务招待费是企业为业务经营的合理需要而支付的招待费用。企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按发生额的60%扣除，较高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。

企业申报扣除的业务招待费，税务机关要求提供证明资料的，应提供证明真实发生的足够的有效凭证或资料。不能提供的，不得在税前扣除。其证明资料内容包括支出金额、商业目的、与被招待人的业务关系、招待的时间地点。

业务招待费范围

在业务招待费的范围上，不论是财务会计制度还是新旧税法都未给予准确的界定。在经营管理实践中，业务招待费具体范围包括：

1、因企业生产经营需要而宴请或工作餐的开支；

2、因企业生产经营需要赠送纪念品的开支；

3、因企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支；

4、因企业生产经营需要而正常的娱乐活动费；

5、因企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。